"Als je verzuim wilt bespreken, moet je het wel registreren. Anders gebeurt er niets."

Automatisering draait hier niet om techniek alleen. Deze case laat zien hoe je processen slimmer inricht, administratieve druk uit de winkeloperatie haalt en meer stuurinformatie creëert. Verzuim is daarbij het concrete praktijkvoorbeeld.

Voor Henk Baaij, backoffice manager bij Jumbo Foodmarkt Dordrecht, begint automatiseren met een praktische vraag: hoe maak je het werk voor de organisatie eenvoudiger en hoe krijg je meer grip op processen en kosten?

Die behoefte werd groter toen de organisatie groeide van Jumbo naar Jumbo Foodmarkt Dordrecht. Het aantal medewerkers verdubbelde ongeveer van 200 naar 400. Daarmee werden processen rondom planning, verzuim en administratie groter en foutgevoeliger.

“Dan kun je twee dingen doen,” vertelt Henk. “Meer arbeidskracht inzetten voor de backoffice, of investeren in automatisering.”

De aanleiding: verzuim als praktijkvoorbeeld

Vooral het ziekmeldproces vroeg om verbetering. Meldingen kwamen niet altijd op tijd of op de juiste plek binnen. Daardoor ontstonden kleine foutjes, bijvoorbeeld richting UWV, verzekering en arbodienst.

Niet omdat medewerkers het niet goed wilden doen, maar omdat leidinggevenden in de operatie al veel op hun bord hebben. Zij willen bezig zijn met de winkel, medewerkers coachen en er zijn voor de klant. Niet met losse administratieve handelingen of processen die niet goed op elkaar aansluiten.

De wens was duidelijk: één keer registreren en daarna moet de informatie automatisch op de juiste plek terechtkomen.

Met PMT werd dat proces slimmer ingericht. Ziekmeldingen worden vanuit AFAS goed geregistreerd en via de koppelingen verder verwerkt richting planning, verloning, arbodienst en waar nodig UWV.

Waarom Retail Solutions/PMT?

Bij de keuze keek Henk naar betrouwbaarheid, kosten en de aansluiting met bestaande partners binnen Jumbo. AFAS wordt gebruikt als centrale tooling. Retail Solutions zit in het AFAS-netwerk. Daardoor was het logisch om PMT juist vanuit die basis te koppelen.

Het doel was professionaliseren, zonder dat dit extra veel werk voor de winkelorganisatie kost. Ook draagvlak vanuit de operatie was belangrijk. Daarom werden leidinggevenden al vroeg betrokken bij de demo en gesprekken. Automatisering werkt pas echt als de mensen op de werkvloer ermee vooruit kunnen.

Wat levert het op?

De grootste winst zit volgens Henk in tijdwinst, inzicht en betere sturing. Maar de waarde wordt vooral in de praktijk gevoeld: minder rompslomp voor leidinggevenden en meer duidelijkheid voor iedereen die met het proces te maken heeft.

• Minder losse handelingen
• Minder dubbel werk
• Sneller schakelen bij verzuim
• Informatie direct op de juiste plek
• Minder papier en een duurzamer dossier
• AVG-proof en beter geborgd proces
• Meer stuurinformatie voor betere gesprekken
• Minder administratieve druk voor leidinggevenden

Ziekmeldingen worden nu consequent vastgelegd. Daardoor ontstaat er stuurinformatie en kunnen leidinggevenden eerder het juiste gesprek voeren met medewerkers. Niet op gevoel, maar op basis van wat er echt geregistreerd is.

“Als je verzuim wilt bespreken, moet je het wel registreren. Anders gebeurt er niets.”

Ook praktisch levert het veel gemak op. Een ziekmelding vastleggen, een notitie toevoegen en de juiste informatie doorzetten richting arbodienst: het loopt nu via één duidelijke route. Zo kan de leidinggevende sneller schakelen en blijft de aandacht waar die hoort: bij de winkel, het team en de klant.

“Met één of twee drukken op de knop hebben ze het geregeld.”

Je bent nooit klaar met automatiseren

Voor Henk stopt het hier niet.

“Je bent nooit klaar. Er komt altijd weer iets bij.”

Hij ziet kansen in verdere automatisering, bijvoorbeeld wanneer er door ziekte een dienst openvalt. Ook zou hij graag zien dat medewerkers in de toekomst minder losse applicaties nodig hebben.

Die ontwikkeling blijft doorgaan. Door veranderende regelgeving, nieuwe wensen vanuit de markt en de groei van organisaties ontstaan steeds weer nieuwe vragen. Juist daarom is dit meer dan een verzuimcase. Het laat zien hoe Retail Solutions retailers helpt om processen slimmer in te richten, administratieve druk uit de operatie te halen en meer stuurinformatie te creëren.

Samen kijken hoe processen slimmer, eenvoudiger en menselijker kunnen. Daar zijn we voor.