Elke maand gaan de uren van je winkel naar de salarisadministratie. Wie dat ooit met de hand heeft gedaan, weet hoeveel er onderweg misgaat. Een medewerker die nog niet in het systeem staat. Een urenbestand dat net niet aansluit. Met als gevolg een correctie op de loonstrook, die pas volgende maand mee kan.
Loondesk en Retail Solutions werken al jaren samen. Nu bouwen ze aan een koppeling die PMT en de salarisadministratie van Loondesk rechtstreeks met elkaar laat praten.
In dit artikel vertellen Karin Zoggel en Esther van Venrooij van Loondesk hoe de samenwerking ontstond, wat de koppeling voor ondernemers verandert en welke vragen ze steeds vaker aan de telefoon krijgen.
Loondesk, salaris- en HR-kantoor voor supermarkten
Loondesk is een salaris- en HR-kantoor voor ondernemers, al 65 jaar. Het team van dertig mensen maakt elke maand ongeveer 30.000 loonstroken, verdeeld over 85 tot 100 cao's. Supermarkten zijn een grote groep klanten, naast onder meer de horeca en de bouw.
Karin is directeur. Zij houdt zich bezig met de organisatie en, voor de supermarkten, vooral met automatisering. Esther is teamleider. Haar team verwerkt elke maand de salarissen van de supermarkten. "Speelt er iets bijzonders, dan komen de ondernemers altijd bij Esther terecht," zegt Karin. "Esther weet werkelijk alles van de supermarkten. En ze is bescheiden."
Sinds kort zit Loondesk in één pand in Den Bosch, vlakbij de A2. De zusterbedrijven zaten eerst verspreid over Brabant. Nu zitten de financiële administratie, het verzuim en de salarissen onder één dak. "Heeft een ondernemer een vraag over verzuim, dan lopen we even naar de collega's," zegt Esther. "Zo helpen we hem meteen verder." Het pand is vernoemd naar Baucis en Philemon, uit een oude legende over gastvrijheid. "Dat willen we ook uitstralen: een gastvrij Brabants bedrijf."
Hoe de koppeling met PMT werkt
Loondesk en Retail Solutions kwamen elkaar zo'n tien jaar geleden tegen op een bijeenkomst van AFAS. Ze werkten allebei met AFAS, dus de vraag lag voor de hand: wat maken we samen beter?
Eerst kreeg Loondesk toegang tot PMT. Het team zette elke medewerker met de hand in PMT. Daarna haalden ze de uren eruit en maakten ze er een importbestand van voor hun eigen urenadministratie.
Met de koppeling draait dat om. De ondernemer maakt een medewerker aan bij Loondesk, en die verschijnt automatisch in PMT. De uren die in PMT staan, gaan via de koppeling terug naar Loondesk. Loondesk heeft daarnaast een koppeling met de financiële administratie. Dan klopt alles: van medewerkergegevens en roosters tot de financiële administratie. zegt Karin. "In één lijn."
Jumbo gaf onlangs toestemming om de koppeling uit te rollen voor Jumbo-ondernemers. De volgende stap is de koppeling voor de uren.
Eén aanspreekpunt aan beide kanten
De koppeling testten Loondesk en Retail Solutions samen, stap voor stap. "Ging er iets mis, dan was het snel opgelost," zegt Esther. "Bij Retail Solutions hebben we één aanspreekpunt, en bij ons ook."
Karin was zelf verrast door het tempo. "Ik kwam terug van vakantie en Esther vertelde hoe ver we waren. Dat had ik echt niet zo snel verwacht."
Vragen over cao, nieuwe wetten en verzuim
Loondesk krijgt nog steeds veel vragen over de loonstrook zelf. Maar steeds vaker gaat het over iets anders. Verandert er iets in de cao, dan zorgt Retail Solutions dat het goed in de systemen staat. Bij Loondesk komt dan de vraag: hoe leg ik dit uit aan mijn medewerkers?
Dat geldt ook voor nieuwe wetten, zoals de Wet loontransparantie. "Daar komt echt veel op ondernemers af," zegt Esther. En voor verzuim. Wat doe je als een medewerker ziek is? Loondesk heeft casemanagers in huis die de eerste vragen beantwoorden, en HR-adviseurs voor bijvoorbeeld een personeelshandboek of arbeidsvoorwaarden.
Ondernemers hebben bij Loondesk een vast aanspreekpunt. "Ze kennen ons, en wij kennen hen," zegt Esther. "Sommigen regelen alles zelf. Anderen vinden het fijn als we even bellen dat we hun uren nog missen."
Hun tip voor ondernemers is kort. "Geef wijzigingen op tijd en compleet aan ons door. Dan loopt de rest vanzelf. En heb je een vraag, bel ons gewoon."
Volgende stappen en overstappen naar Loondesk
Eerst maken Loondesk en Retail Solutions de koppeling af, met de uren erbij. Daarna kijken ze verder, bijvoorbeeld naar verzuim. Staat een ziekmelding in AFAS bij Loondesk, dan gaat die straks automatisch naar PMT en eventueel door naar de arbodienst. "Minder handwerk voor de ondernemer," zegt Karin. "Daar doen we het voor."
Intern onderzoekt Loondesk waar AI taken overneemt, in een veilige omgeving die ze zelf bouwen. "Zo weten we zeker dat er geen data naar buiten gaat."
Overstappen naar Loondesk gaat het makkelijkst per 1 januari, maar het kan ook halverwege het jaar. Esther vraagt dan een inlog, haalt de gegevens zelf uit het systeem en zorgt dat de eerste loonstroken op tijd klaarstaan. "Wij vinden heel veel normaal," zegt Karin.
Hoe ze de samenwerking in één zin samenvatten? "Samen bereik je meer. Met één koppeling sluiten uren, lonen en financiële administratie op elkaar aan."
Meer weten over Loondesk? Kijk op http://www.loondesk.nl
